Weet je evenementenlocatie goed te kiezen

- 27/12/2021 -

Een locatie bepaalt voor een groot deel de uitstraling van een evenement en bepaalt de sfeer waarbinnen het programma door de gasten wordt beleefd. Laat bij het kiezen van een loca... Lees meer

Weet je evenementenlocatie goed te kiezen

Een locatie bepaalt voor een groot deel de uitstraling van een evenement en bepaalt de sfeer waarbinnen het programma door de gasten wordt beleefd.

Laat bij het kiezen van een locatie alle factoren een rol spelen en hou de objectieven van het event voor ogen.

Onderstaand een aantal tips en ideeën bij de zoektocht naar de meest geschikte evenementenlocatie.

Sfeer en uitstraling van de locatie

  • Welk gevoel brengt de evenementenlocatie met zich mee?
  • Past de locatie qua sfeer en uitstraling bij de objectieven van het evenement (doelstelling, thema, doelgroep,…)

Bereikbaarheid

  • Is de locatie eenvoudig bereikbaar (auto, openbaar vervoer,…)?
  • Zijn er wegomleggingen (gepland)?
  • Dient wegbewijzering te worden voorzien?
  • Hoe filegevoelig is de locatie?

Parkeergelegenheid

  • Is er voldoende parkeergelegenheid?
  • Is er parkeergelegenheid voor artiesten bij de ingang?
  • Is een parkingboy nodig?
  • Hoe lang is de afstand tussen zaal en parking? Dient een shuttle te worden voorzien?
  • Is de parking en aanlooproute voldoende verlicht?
  • Indien openbare parking in de omgeving, parkingtickets voorzien voor de gasten?
  • Is het nodig om parkeerstroken op de openbare weg te reserveren?

Capaciteit

  • Beschikt de locatie over voldoende capaciteit voor het aantal genodigden?
  • Wat is het maximum aantal toegelaten personen?
  • Zijn er meerdere zalen beschikbaar?

Vuistregel aantal personen per m² :

Vergaderingen en congressen

  • Theateropstelling: 0,5m²/persoon
  • Schoolopstelling: 1,5m²/persoon
  • Cabaretopstelling: 1m²/persoon
  • Carréopstelling: 0,5m²/persoon
  • U-vorm: 1m²/persoon

Feesten

  • Receptie: 1m²/persoon
  • Zittend diner: 1,5 tot 2m²/persoon
  • Feest: 1,5m²/persoon
  • Flexibiliteit
  • Wat als er meer/minder gasten zich aanmelden?
  • Is de locatie uitbreidbaar dmv tenten?
  • Beschikt de locatie over extra ruimtes (simultane vertaling, break-out sessies, opslagruimte, kleedkamers/loges, VIP-ruimte,…)?
  • Is de zaal toegankelijk voor mindervaliden?

Audiovisueel

  • Is de locatie audiovisueel uitgerust?
  • Is er een vrije keuze van technische leverancier?

Podium

  • Is er een podium voorzien?
  • Is er ruimte om een podium te plaatsen?
  • Zijn er loges dicht bij het podium?

Dansvloer

  • Is de ondergrond geschikt als dansvloer?
  • Moet er een (houten) dansvloer worden aangelegd?
  • Voorzie 10% tot 20% van de totale oppervlakte als dansvloer.

Akoestiek

  • Hoe is het met de akoestiek gesteld?
  • Nood aan een aangepaste geluidsinstallatie?

Elektriciteit en water

  • Is de totale stoomcapaciteit voldoende?
  • Zijn er verschillende stroomgroepen (catering, techniek,…)?
  • Ligt de elektriciteit reeds op de nodige plaatsen (keuken, podium,…)?
  • Zijn er voldoende stopcontacten?
  • Is er stromend water beschikbaar?

Sanitair

Zijn er voldoende toiletten aanwezig? Vuistregel aantal toiletten :

  • Eén toilet per 150 gelijktijdige bezoekers en minimaal 2 toiletten.
  • Een toilet is binnen een afstand van 150m te bereiken.
  • Dienen er toiletwagens geplaats te worden?
  • Zijn er toiletdames voorzien?
  • Wat zijn de beschikbare materialen (poetsdoeken, luchtverfrisser, wc-papier,…)?

Airconditioning/verwarming

  • Is er een airconditioningsysteem?
  • Hoe wordt er verwarmd?
  • Welke garantie voor de temperatuur?

Vestiaire

  • Is er een vestiaire voorzien?
  • Is de vestiaire voorzien van vestiairetickets?
  • Is er vestiairepersoneel voorzien?

Logistiek

  • Is aan- en afvoer van goederen mogelijk, ook tijdens event zonder dat gasten hinder ondervinden?
  • Is er nood aan een technische gang?

Catering

  • Wat zijn de cateringmogelijkheden? Receptie, staand, zittend?
  • Is er een voldoende uitgeruste keuken beschikbaar?
  • Beperkingen in de keuken, voorbeeld verboden op gas te koken?
  • Vrije keuze van cateraar? Indien niet, uitkoopsom?

Overnachting

  • Wat zijn de overnachtingsmogelijkheden in de buurt van de locatie?

Exclusiviteit

  • Is een exclusieve huur van de locatie mogelijk?
  • Kunnen er gelijktijdig in andere ruimtes nog evenementen plaatsvinden?

Voorwaarden

  • Is het mogelijk een optie te nemen op de locatie?
  • Wat zijn de algemene huurvoorwaarden/annuleringsmogelijkheden?

Huurprijs

  • Hoeveel bedraagt de huurprijs? Is er een verschil tussen opbouw / demontagedagen en eventdagen
  • Wat is er precies inbegrepen?
  • Worden extra uren aangerekend?
  • Wat zijn de betalingsvoorwaarden?

Veiligheid

  • Voldoet de locatie aan de veiligheidsvoorschriften?
  • Zijn er voldoende nooduitgangen? Zijn de nooduitgangen degelijk aangeduid?
  • Zijn er brandblusapparaten aanwezig?
  • Is er een evacuatieplan voorhanden?

Overlast

  • Zijn er storende elementen in de buurt van de locatie (omgevingslawaai, slechte buurt,…)
  • Regels betreffende toegestane geluidsvolume?
Vector curve

Nieuws, Tips & Tricks
rechtstreeks in jouw inbox?

    Inschrijven
    vector Mobile Menu TeambuildingGuide